محتويات
التقرير الإداري
تعدّ التقارير وسيلة اتصالٍ وتوثيقٍ مهمّةٍ في إدارة العمل داخل أي منطمة، فيجب الالتزام بالقواعد الأساسيّة والسليمة لإعدادها، والتخطيط لكلّ خطوةٍ ومرحلةٍ في كتابته حتّى يتمّ إعداده كما يجب وفي الوقت المناسب.
أنواع التقارير بشكل عام
- من حيث نوعية التقرير: تقريرٌ اخباريٌ وتقريرٌ تحليليٌ.
- من حيث درجة رسميّة التقرير: تقريرٌ رسميٌ وغير رسمي.
- من حيث الفترة الزمنيّة: تقاريرٌ دوريّةٌ وغير دوريّة.
أنواع التقارير الإداريّة
- التقاريرالرقابيّة المتعلقة بالأداء.
- تقارير الخطط المستقبليّة.
- تقاريرٌ ماليّة.
- تقارير المبيعات.
- تقارير الأيدي العاملة وشؤون الموظفين.
- تقاريرٌ دوريةٌ بأنشطة المؤسسة.
قواعد كتابة التقارير الإداريّة
- مراجعة التقارير السابقة ومعرفة النسق ومحتويات التقارير التي تكتب في دائرتك.
- وضع خطةٍ بالمعلومات التي يجب إيرادها في الموضوع.
- تحديد الهدف من التقرير والتركيز على أهم المعلومات المطلوبة من التقرير.
- استخدام لغةٍ سهلةٍ وبسيطةٍ لتسهيل الفهم والحصول على المعلومات.
- وضع فهرسٍ وعناوينٍ رئيسيةٍ للموضوع.
- عدم إدراج الكثير من التفاصيل غير الضروريّة، فتشتت الهدف الرئيسيّ من الكتابة.
- ابتعد عن التحيز للأفكار وكن حيادياً في طرح آرائك وأفكارك.
- الأخذ بعين الاعتبار السلاسة والتسلسل في طرح الأفكار والمواضيع في التقرير.
- اذكر المراجع والمصادر للمعلومات التي تمّ استخدامها لإعداد التقرير.
- ضع نفسك في مكان القارئ وحاول أن ترى التقرير من وجهة نظره.
- اعرض المعلومات المألوفة أولاً، ثمّ الأمور الأكثر تعقيداً فيما بعد.
- خذ بعين الاعتبار عدم تجاهل الأسماء والمناصب الإداريّة.
- الابتعاد عن التكلف في الصياغة فذلك يضعف التقرير.
- تجنب التكرار سواء في المعلومات والأفكار أو في الألفاظ والمفردات.
- استخدم صيغة المعلوم وتجنب استخدام صيغة المجهول.
- دعّم تقريرك بالحقائق فقط عند الحاجة الى ذلك.
- معرفة القارئ الموجه له تقريرك واستخدام مصطلحاتٍ تتناسب مع درجة معرفة القارئ فإذا كان غير مختصّ استخدم مصطلحاتٍ مفهومةٍ بالنسبة إليه لتحقيق الهدف من التقرير وهو إيصال المعلومات.
- اجعل معلوماتك دقيقةً ومحددةً وواضحةً.
- استخدم الرسوم البيانية لتسهيل نقل المعلومات.
- أحسن التنسيق في شكل وفقرات الموضوع لجذب القارئ.
- انتبه لقواعد اللغة العربية.
- استخدم المقارنة والاستنتاج والتفكير المنطقي.
عبارات يجب تجنّبها عند إعداد التقارير
- عبارات الشك والظن والاحتمالية حيث تجعل القارئ يشك في صحة المعلومات الواردة في التقرير فتجنّب استخدام الجمل التالية أو ما يشابها : أظنّ، أشكّ، في حالة حدوث.
- العبارات السلبية فهذه العبارات قد تؤثر سلباً على تفكر الفارئ ومن الأمثلة على ذلك: لا يمكن إنهاء المشروع في الوقت المحدد، يستحيل تحسين الإنتاج وغيرها.
- العبارات غير اللبقة مثل: لن يتم تحميلكم مصاريف سيارة النقل وغيرها.