محتويات
تعريف الرسالة
الرسالة نوعٌ من أنواع التعبير الكتابيّ الذي يتردد بين النوعين الإبداعيّ والوظيفيّ، وقد تكون الرسالة فرديّةً كرسائل الشكر، أو الاعتذار، أو العتاب، وقد تكون جماعيّة، وللرسالة مجموعة من العناصر التي لا بد من الالتزام بها ومراعتها عند الكتابة، وسوف نتكلم في هذا المقال عن كل ما يخص الرسائل من أنواع، وعناصر، وتخطيط وغيرها.
أنواع الرسائل
- الرسائل الشخصيّة: وهي الرسائل التي توجه لشخصٍ واحدٍ فقط، ومثالها رسائل الدعوات، والرسائل العاطفيّة، ورسائل الشكر والترحيب، والرسائل الإخوانيّة.
- رسائل العمل: وهي الرسائل المصلحيّة، ورسائل الالتماس ورسائل الاستعلام، ورسائل التوظيف.
عناصر الرسالة
- عنوان الشخص المرسِل بالكامل، وتاريخ إرسال الرسالة، ويكتبان في أعلى يمين الرسالة من فوق.
- اسم المرسَل إليه ومنصبه بلغة احترامٍ له، ويكتب على اليمين مع ترك فراغٍ بينه وبين العنوان.
- مقدمة الرسالة، حيث تبدأ بإلقاء التحيّة، ثمّ التمهيد لموضوع الرسالة.
- الموضع الأساسي الذي تكتب من أجله الرسالة، مع ذكر كل التفاصيل بأسلوبٍ مهذبٍ.
- خاتمة الرسالة.
- توقيع المرسِل على يسار الرسالة في الأسفل.
تخطيط الرسالة
كل الرسائل باختلاف أنواعها لها نظامٌ يتبع عند الكتابة، وهو ما يعرف بتخطيط الرسالة، ويكون على النحو التالي:
- الترويس: وهو ما يكون في يمين الرسالة من الأعلى، ويشمل عنوان المرسِل وتاريخ الرسالة، ونجد هذا النمط في رسائل العمل، أما الرسائل الاجتماعيّة فيكتب فيها التاريخ فقط.
- التهميش: وهو الهامش أو الفراغ الذي يجب تركه على يمين الرسالة عند الكتابة، وترك فراغٍ مساوٍ له على يسار الرسالة، بمعنى توسيط الرسالة في منتصف الصفحة وليس على أحد الجوانب.
- الاستهلال: هي تحيّة الرسالة، وهي أول ما يكتب في الرسالة قبل المقدمة، وتختلف التحيّة باختلاف الموقف وباختلاف نوع الرسالة، فالرسائل العاطفيّة والإخوانيّة تختلف عن رسائل العمل الرسميّة.
أساسيات نجاح الرسالة
- أن تكون صادرة عن موقفٍ طبيعيٍ واقعي وليست متكلفة أو مكتوبةً عن موقف مفترضٍ.
- أن يعيش كاتب الرسالة الموقف الذي يكتب عنه أو يعالجه، سواءً كان فردياً أم جماعياً، وأن يعيش الفكرة بكامل أحاسيسه.
- أن يكون الكاتب على اطلاعٍ ومعرفةٍ بعناصر الرسالة وطريقة تخطيطها، وطريقة الكتابة للأنواع المختلفة من الرسائل.
- أن يكون الكاتب ذا لغةٍ وثروةٍ فكريّةٍ تساعده وتعينه على الكتابة بالطريقة المثلى.
- أن يستطيع التمييز بين أنواع الرسائل وطرق ختامها مع إحسان الوفاء لمتطلبات كل نمطٍ من الأنماط.
كيفيّة الحكم على جودة الرسالة
- ننظر إلى الرسالة ونعرف إن كانت قد قدمت كل المعلومات المطلوبة أم ينقصها شيء.
- نقرأ الرسالة ونعرف إن كان المعنى واضحاً دون التباسٍ على القارئ أو غموضٍ في كلماتها.
- ننظر ما إذا كانت الرسالة سهلة أم معقدة؛ لأن سهولة الصياغة من أساسيات نجاحها.
- مدى صحة المعلومات والبيانات المذكورة من عنوان وتاريخ وغيرها؛ فصحة البيانات تدل على جودة الرسالة.
- خلو الرسالة من الأخطاء الطباعيّة والإملائيّة والنحويّة؛ لأن ذلك يرفع من جودتها ويسهل على القارئ فهمها.
