ماهية التقارير
التقرير بإيجاز هو موضوع تفصيلي شارحٌ لعملٍ قمت به، أو تجربةٍ أديتها، أو مشاهدةٍ تحققت أمامك، وهذا التقرير وثيقةٌ رسمية تبين مسار عمليةٍ طُلبت، وجاء السؤال لتحضر الإجابة على هيئة تقرير، والتقرير يعتبر وسيلة تواصل بين الأفراد ومدرائهم، ومقياسٌ من خلاله يحكم على الأداء وسرعة العمل.
الغرض من إنشاء التقارير
من المهم أن يكون كاتب التقرير على علمٍ بالهدف من وراء كتابة التقارير كي يكون التقرير مركّزاً وواضحاً، ومن أغراض إنشاء التقارير:
- توصيل معلومةٍ أو عرضُ فكرةٍ معينة، أو شرح لعملٍ وحقيقة حصلت خلال فترة زمنية محددة، وهذا يتطلب من كاتب التقرير معرفة من هو المتلقي، وما منصبه، ليكون الخطاب باحترام وتقدير، كما أنّ استخدام العبارات المناسبة يعطي انطباعاً عن مدى مهنية الكاتب.
- التقارير أداة يتم الحكم من خلالها على أداء الموظفين، وبالتالي يتم الترفيع، والاطمئنان على سير العمل.
عناصر التقرير
- المقدمة: ومن المفضل أن تكون قصيرة ومختصرة وواضحة.
- الهدف من كتابة التقرير.
- معلومات رئيسية حول الموضوع الرئيس.
- جسم التقرير: وهو الشرح المفصل، والموضوع الأساسي.
- الخاتمة.
هيكلة وكتابة التقارير
هنالك عدة خطوات يجب اتباعها عند كتابة التقرير الخاص بالعمل، والذي يتحكم باتباع هذه الخطوات الفترة الزمنية المتاحة لكتابة التقرير، نلخصها بالتالي:
- تحديد الأفكار الأساسية التي سيتضمنها التقرير.
- كتابة مسودة عن الموضوع، نجمل من خلالها عناصر التقرير السالفة، موضحين كل عنصر بالتفصيل بحسب فكرته، وفقرته، وهنالك فريق ذهب إلى أن المسودة هي عبارة عن عناوين رئيسية، وأفكار مكتوبة على شكل رؤوس أقلام، ولا ضير في اتباع هذه الطريقة.
- تبييض المسودة، وكتابتها بالتفصيلات والشروحات المطلوبة، والعبارات الكاملة، والألفاظ المنتقاة بعناية.
- تنقيح ومراجعة التقرير، لغوياً ونحوياً ودلالياً ومفاهيمياً، وهنا يجب أن يسأل الكاتب نفسه سؤالاً: هل هذا التقرير كاملاً حسب الشروط والقواعد المتبعة؟
- من المفضل أن يكون التقرير مطبوعاً وليس بخط اليد، وهذا نوعٌ من إضفاء الرسمية على التقرير.
هنالك عدة أمور من الواجب مراعاتها عند الانتهاء من كتابة التقرير، فمن المهم الالتزام بعدد صفحاتٍ معين للتقرير، فلا يكون طويلاً مثقلاً بكثير من الحشو، ولا قصيراً غير متتم لشروط كتابة التقارير، وأن يكون التقرير بلغةٍ واضحة ومفهومة خالية من الأخطاء النحوية أو الإملائية، بعيداً عن العامية، ومن الجيد أن ننتبه إلى الاختصارات والمصطلحات المتخصصة بالعمل، وخاصة الغريبة وغير المتداولة، ففي هذه الحالة يحتاج إلى توضيحها وشرحها، أما بالنسبة للرسوم والجداول فهي أبلغ من كثيرٍ من الكلام، ومن الجميل استخدامها وإرفاقها بالتقارير.